初めての結婚式二次会幹事の為のマニュアル

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新郎新婦の友人が頼まれることがある二次会幹事。私も先日初めて頼まれてやってきました。初めて頼まれた方は何をしたら良いか、わからないことが多くて頭が痛いかもしれません。

初心者の方でもこれだけ覚えておけばなんとかなる。をお知らせします。

本日のテーマは【結婚式二次会幹事】です。

 

結婚式二次会幹事の役割

本番までの流れ

  1. 新郎側幹事、新婦側幹事の顔合わせ
  2. 規模の確認
  3. 会場決め
  4. プログラム決め
  5. 景品準備
  6. 会場の人と打ち合わせ
  7. 当日の段取り決め
  8. 本番

上記の流れで私が幹事を行った際に進めていきました。

 

新郎側幹事、新婦側幹事の顔合わせ

今後メインで動いていくことになる幹事を結婚する友人からお願いされます。引き受けたら責任感を持って取り組む必要があります。

まず、相手方の幹事も含めて全員会える日を調整しましょう。顔を合わせの時にする一番重要なことは、自己紹介と連絡先の交換です。別に今は会わなくてもLINE等を使えばできますが、今後協力し合いながら二次会成功を目指すチームなので、実際に会ってどういう人なのかわかっていた方が良いです。

また、幹事経験のある人がいるかを確認しましょう。いれば今後の段取りがわかっているので正直楽できます。

いなければ、今後の全体的な流れを全員で確認しましょう。

このタイミングで何かを決めるというのは難しいかもしれません。顔合わせができればそれで良いです。

 

規模の確認

新郎新婦から「おおよそ〇〇人参加しそう」というお知らせが来たらいよいよ活動スタートになります。

これがおおよその数でも決まらないと、何をしようにも走り出せません。新郎新婦には決まったら早く教えてもらうように言っておきましょう。

 

会場決め

人数が決まったら会場を探します。人数が多ければ多いほど、そのキャパがある会場が限られてきます。候補をあげ新郎新婦にもここで良いかと確認してから、他の団体に取られる前に決めちゃいましょう。

そこでお店の料金も確認したら、当日に景品を出したりするときの商品購入代と二次会費相場を考慮し、ゲストが払う金額を設定しましょう。

男性と女性で差をつけるパターンや同額というパターン、地域差ありますが、5,000円前後で考えれば問題無さそうです。

 

プログラム決め

当日どのような運営をするのかタイムスケジュールを作りましょう。

18:00 開会宣言、入場

18:15 乾杯

18:20 歓談

18:30 ケーキカット

18:45 ゲーム

19:25 歓談

19:35 サプライズ

19:50 写真撮影、退場

20:00 終了

 

これは、実際に私が幹事を担当した際の二次会のタイムスケジュールです。

(会場の条件 規模:100人、形式:ブッフェ)

当日プログラムの時間通りにいかなかったですが、時間調整を歓談でし、開始と終了は予定通りでした。グダグダで終わりが延びてしまうと、お店の方含めゲストを嫌な気分にさせるので、それを避けれるタイムスケジュールを作りましょう。

 

景品準備

ゲームをした際に景品を渡すことになった場合、景品の準備が必要です。景品代に使える予算を決めて買い物に行きます。

ここで、相手方幹事と一緒に買い物に出かけたりすることで出会いが産まれます。チャンスポイントです。

買ったら無くさないよう大切に保管しましょう。

1番良い景品をディズニーペアチケットにすることが主流です。

 

会場の人と打ち合わせ

当日の注意事項(何時入りできるか、タバコを吸うときどうするのか、その店で起きた過去の失敗例や成功例等)や音響の確認、プランの確認等行います。

この時には、ほぼプランが完成してる状況が良いです。

 

当日の段取り決め

細かいところの確認をしていきます。

・受付をどのように誰がやるか

・司会をどのように誰がやるか

・乾杯を誰がやるのか(新郎新婦に1度確認します)

・ゲームの景品をどこに置いて誰が渡すのか

・ケーキカットをする場所

・入場、退場の仕方

ここである程度具体的に決めておくことで司会をする人が助かります。私はタイムスケジュールしか手元になかったのでほとんどアドリブで司会をしましたが、本番中に細かい点を打合せをしており忙しなかったです。

 

本番

予定通りいかないこともあるかと思います。大事なのは臨機応変に行動することです。不安なことも多いかもしれませんが、たかが数時間です。

意識するポイントは3点

  • 受付時の会費の管理
  • 始めと終わりの時間管理
  • ゲストの管理

時間管理とゲストの管理は司会の人がメインに担当することになります。

ゲストも社会人が多いです。しっかりと指示を出せば動いてくれるので冷静に対応しましょう。また、全員が指示した行動をすることは基本的にはないと思って、だいたいの人が指示通り動いたら、どんどん次に進めていきましょう。勝手に遅れて付いてきます。それでも付いてこない人は相手にしなくていいです。

 

まとめ

幹事を頼まれたらやらなければならないことを全体の流れに沿って書きました。初めてやる方は不安もあるかもしれませんが、思ってるほどやることもありません。大丈夫です。

幹事同士のマッチングもあるかもしれないので期待しながら頑張りましょう。



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